București, 16 iunie 2025 – împreună cu CFR Călători facem radiografia unui proiect de amploare, dedicat modernizării și eficientizării proceselor de salarizare la nivel național.
CFR Călători, una dintre cele mai mari companii din România și principalul furnizor de servicii de transport feroviar de călători, cu aproximativ 10.500 de angajați și o rețea națională extinsă, a făcut un pas curajos către digitalizare. Procesul a vizat una dintre cele mai complexe și sensibile zone operaționale: salarizarea resurselor umane.
Soluția aleasă? Implementarea aplicației integrate CARES (achiziție publică), dezvoltată de CARES SOLUTIONS.
Prin implementarea soluției specializate CARES, compania a reușit să unifice și să consolideze modul de lucru pentru centralul companiei și toate sucursalele și subunitățile adiacente având în acest moment un număr de 113 useri si aproximativ 70 stații de lucru.
Componenta de salarizare a fost optimizată spectaculos, timpul necesar procesării calculului salarial reducându-se substanțial.
Domnul Darius Manea, Șef Serviciu Financiar, a evidențiat cu claritate motivația din spatele luării deciziei digitalizării procesului de calcul salarii, subliniind necesitatea unei platforme moderne, sigure și eficiente care să răspundă provocărilor specifice unei companii de dimensiunea și complexitatea CFR Călători.
În intervenția sa, a explicat cum implementarea sistemului CARES a vizat digitalizarea completă a proceselor privind calculele salariale și optimizarea fluxurilor de lucru interne. A fost detaliat parcursul de la identificarea nevoilor operaționale și legislative, până la adaptarea soluției la cerințele companiei, cu accent pe conformitate, acuratețe și ușurința în utilizare.
– De ce a fost nevoie de o transformare digitală în zona de resurse umane și salarizare?
Structura organizatorică a CFR Călători este una dintre cele mai elaborate din România, cu o diversitate mare de ocupații, drepturi salariale și centre de cost. Acest nivel de complexitate presupunea un efort uriaș pentru colectarea, gestionarea și analizarea datelor de personal și salarizare.
„Pentru noi, nu costurile sunt provocarea, ci structura lor. Am avut nevoie de o soluție care să ne permită o analiză rapidă și exactă pentru decizii manageriale corecte. Digitalizarea a devenit astfel o necesitate pentru a crește viteza și acuratețea analizei financiare și a managementului performanței, într-o companie în care totul trebuie să funcționeze „la un click distanță”.
Astfel, atât evidența personalului, cât și calculul drepturilor salariaților, necesită efort deosebit din partea angajaților care lucrează în departamentele HR și financiar-salarizare. De aici și greutatea în efectuarea analizelor de costuri și a performanței capitalurilor. Prin urmare, trecerea la digitalizarea proceselor a fost rezultatul unei nevoi de mărire a vitezei de analiză și rezultat pentru luarea celor mai bune decizii manageriale de optimizare a fluxurilor financiare. Astfel, compania, în calitate de principal furnizor național de servicii de transport feroviar de călători, cu o cotă de piață de aproximativ 80% din volumul național de călători, a încercat, și, spunem noi, că a și reușit, să abordeze evoluția și menținerea în limitele profitabilității prin accesarea digitalizării ca principal motor în cristalizarea evidențelor și luarea deciziilor, mergând pe principiul apropierii de nivelul maxim de viteză de reacție, în limbaj specific „la un click distanță”. În mod evident, fiind un prestator de servicii, costurile cu forța de muncă trebuie foarte bine gestionate și ca atare digitalizare acestor procese a trebuit să devină prioritară. În acest mod a apărut relaționarea cu aplicația integrată de calcul salarii – CARES.”– Darius Manea.
– Cât de greu e să miști oamenii din interior, să-i duceți spre o nouă cultură digitală?
Transformarea digitală nu înseamnă doar implementarea unui software, ci și o schimbare profundă în cultura organizațională.
„Unii colegi sperau că proiectul se va bloca. Dar am construit încrederea pas cu pas. Azi, mulți recunosc beneficiile reale.
Deși inițial s-au confruntat cu reticența și lipsa unor competențe digitale uniforme, angajații și managerii au reușit, cu sprijin și mentorat constant, să adopte noul sistem. Comunicarea și solidaritatea echipelor au fost esențiale în depășirea barierelor inițiale.
Suntem aproximativ 10.500 salariați care contribuim la circulația unui număr de peste 1.000 trenuri pe zi și efectuăm aproximativ 46,8 milioane km/tren cu un volum mediu de pasageri de aproximativ 133.500 călători/zi. Dacă în ceea ce privește circulația trenurilor fiecare dintre noi știe ce are de făcut, în ceea ce privește cultură digitală aceasta s-a dezvoltat neuniform și a ținut mai mult de pasiunea și latura autodidactă a fiecăruia. Nu-mi amintesc să fi existat /făcut vreun curs în care să aflăm minime informații despre ceea ce înseamnă un limbaj de programare sau cum funcționează un program informatic plecând chiar și de la lucrul în xls.
Ce pot spune sigur este că avem suficient altruism și ne susținem suficient de mult între noi atunci când este cazul să ducem la capăt oricare tip de proiect, inclusiv unul informatic. Aplicația fiind de tip client – server, scrisă în limbaje de programare moderne, a avut suficiente elemente de noutate în arhitectură și, prin urmare, pentru că nimic nu mai semăna cu ceva știut, colegii utilizatori au avut dificultăți (în a accepta noul) destul de mari. Ulterior, cu strategii psihologice ticluite, am reușit să convingem că nu mai este cale de întoarcere și timid/chinuit s-au convins că trebuie să învețe / lucreze. Peste timp au început să simtă beneficiile aplicației și acum sunt în zona de trecere de la resentimente la încredere. Totul se construieste cu răbdare, ambiție și foarte multă muncă. ” – Darius Manea.
– Alegerea soluției CARES și începutul unei relații pe termen lung
Procesul de selecție a softului a fost dictat de legislația privind achizițiile publice. CFR Călători a pornit cu un caiet de sarcini riguros, fără a avea o preferință inițială clară. Astfel, colaborarea cu Cares Solutions a fost inițial o surpriză, dar una care s-a dovedit inspirată pe termen lung.
„Am pornit greu, dar am reușit să transformăm o aplicație generală într-un sistem robust, cu dezvoltări continue.
Selecția a pornit de la o nevoie materializată într-un caiet de sarcini în care au fost surprinse toate așteptările noastre de la o astfel de aplicație / soft. Într-o astfel de împrejurare pot spune că am pornit „de nicăieri” deoarece nu auzisem până la procedura de achiziții de produsul/furnizorul acestuia. Mai mult decât atât, furnizori „celebri”, văzând cerințele și bugetul alocat de noi pentru implementarea soluției, au făcut tot posibilul să nu se califice.
Ca atare ne-am pomenit într-o zona de pionierat, am pornit greu cu toții și am făcut din ceva minor (așa arăta aplicația atunci) cu adresabilități generale, un gigant cu dezvoltări continue și care este încă la „șlefuit”. Evident că satisfacția rezultatului îndulcește un pic amărăciunea sutelor/ poate chiar miilor de ore de stres și muncă.” – Darius Manea.
– Ce schimbări concrete ați observat în procesele de HR și salarizare după implementare?
După lansarea finală a aplicației, utilizatorii au început să folosească intens rapoartele generate de sistem, permițând un control mult mai eficient asupra costurilor cu munca și o imagine de ansamblu clară asupra organizației.
„Livrarea fluturașilor de salariu pe email-ul personal al fiecărui angajat a fost una dintre cele mai apreciate funcționalități.
Efortul de implementare este încă proaspăt în mentalul colectiv și face greu de cuantificat beneficiile reale. Momentul considerat pentru unii ca fiind final de implementare a însemnat continuarea implementării sau chiar mentorat pentru alții. Implementarea, în acest proiect, nu are o bornă. Abia de anul trecut (iulie 2024) toți utilizatorii lucrează într-o formă finală. Din perspectiva noastră ca echipă de implementare, apreciem că acest moment este încheiat din ianuarie 2024 și utilizăm suficient de multe date și rapoarte pentru controlul cheltuielilor cu munca pe diferite structuri / centre de cost. Aceasta este, cu adevărat, o mare schimbare în bine. Cel mai probabil, după ce va trece și acest an financiar, vom putea avea posibilitatea să radiografiem mult mai bine punctele tari ale proiectului (pentru că punctele slabe sunt evident neglijabile).
Pe de o parte colegii din management sunt cei care au dorit schimbarea și ne-au susținut necondiționat iar de cealaltă parte, angajații, au fost cei care au încercat să ne minimalizeze, uneori, meritele deoarece erau obișnuiți cu facilități ale aplicațiilor de sine stătătoare și care aici au însemnat „dezvoltări ulterioare”. – Darius Manea.
– Ce înseamnă, pentru dvs. personal, să vedeți acest proiect dus la capăt într-o organizație atât de complexă?
„Analizând la rece și retrospectiv implementarea unui astfel de proiect este, nu doar o provocare, ci și un mare consumator de timp și energie. Am avut de-a lungul ultimilor trei ani tot felul de stări – de la optimism la dezamăgire, apoi depășeam punctual momente și venea din nou optimism; nu dura foarte mult timp și atingeam cote specifice deznădejdii și tot așa până am început să vedem lumina. Am, evident, un mare sentiment de mândrie a lucrului terminat. Am și întrebări legitime privind rezistența în timp a relației furnizor / client având în vedere modul în care este reglementată piața achizițiilor de servicii / produse. Nu în ultimul rând, la modul în care evoluează lucrurile în economie, aplicația va fi supusă în permanentă up-grade-urilor impuse de legislație, CCM etc. Cu alte cuvinte noi vom fi într-o perpetuă implementare a noului. Nu mă deranjează dar da, este foarte angajant emoțional.” – Darius Manea.
– Sfaturi pentru alți lideri din companiile mari de stat
CFR Călători a demonstrat că transformarea digitală este posibilă chiar și în cele mai complexe instituții, cu condiția să existe o echipă determinată și o viziune clară.
„Dacă NU ai un colectiv competent/competitiv și determinat – mai bine amâni. Dacă, în schimb, ai voință, atunci se poate – cu răbdare, calm și multă muncă.” – Darius Manea
Provocări și lecții învățate
Coordonarea internă a proiectului a fost una dintre cele mai solicitante părți. Doamna Elena Burtan, coordonatorul tehnic din partea beneficiarului, povestește despre munca de culise:
„Cel mai greu a fost să facem echipa furnizorului să înțeleagă specificul nostru. A urmat un an de provocări continue.
Totuși, dincolo de volumul de muncă și presiune, satisfacția vine din faptul că echipa a devenit mai unită, iar aplicația oferă o bază solidă pentru viitoarele procese de modernizare.
Volumul de muncă a fost imens: date de extras din aplicațiile vechi, machete intermediare, verificări, validări, sinteze, termene, propuneri de soluții, mentorat și tot așa. De multe ori am avut sentimente de tipul „de ce am acceptat așa povara!?”. Nici nu știu dacă este vorba de coordonare. Am utilizat experiența a 25 de ani de muncă pe zona de salarizare, contabilitate, relația cu instituțiile statului și cunoștințele personale în materie de scriere soft-uri. Timp mult ne-a luat partea de formare profesională. Ea continuă și în prezent deoarece nu toți utilizatorii au competențe informatice. De asemenea, s-a consumat suficient de mult timp și cu adaptare la noua aplicație, fiind un nou mod de introdus și de extras date. Suntem constienți că este un proiect în continuă dezvoltare.” – Elena Burtan
– Care au fost cele mai mari provocări pe care le-ați întâmpinat și cum le-ați depășit?
„PROIECTUL în sine a fost o provocare. Știind specificitățile companiei în materie de resurse umane-salarizare, cea mai importantă provocare a fost aceea de a face echipa furnizorului de soft să înțeleagă în ce „s-a băgat” și că nu putem face compromisuri în modul de dezvoltare/implementare. De aici provocările s-au ținut lanț aproape un an! Apoi…am început să vedem și rezultate!” – Elena Burtan
– Ce rezultate vă bucură cel mai mult acum, la finalul implementării?
„La nivelul de complexitate la care am ajuns cu aplicația, implementarea nu se termină niciodată.
În această fază sunt mulțumită de faptul că lucrăm unitar, că toți respectăm același punct de vedere pe care îl adoptăm după discuții în echipa și, nu în ultimul rând, că suntem mai apropiați între noi ca și colegi – complexitatea aplicației a condus la comunicare verbală permanentă (aproape inexistentă anterior, atunci când aplicațiile erau de sine stătătoare). Un mare plus este reducerea timpului alocat calculului efectiv al salariilor având în vedere facilitățile aplicației (import atribute, import pontaj, calcul garanții, calcul rețineri etc), pentru generarea situațiilor lunare (declarații, note contabile etc.) cât și eliminarea centralizării manuale a multor situații prin crearea de Rapoarte dedicate.” – Elena Burtan
– Dacă ați lua-o de la capăt, ați face ceva diferit?
„Greu de răspuns. Primul instinct este acela de conservare și aș răspunde că nu mă văd luând-o de la capăt. Mai degrabă prefer să savurez satisfacția lucrului deja făcut/realizat. ”- Elena Burtan
Ce urmează?
Chiar dacă implementarea de bază a fost finalizată, proiectul rămâne într-o continuă evoluție. Modificările legislative, actualizările din contractele colective și nevoia de optimizare vor impune îmbunătățiri permanente.
„Suntem într-o perpetuă implementare a noului. E solicitant, dar necesar.” – Darius Manea
Digitalizarea proceselor la CFR Călători a fost/este o călătorie cu multe obstacole, dar și cu realizări notabile. Compania CARES SOLUTIONS a devenit un partener de încredere în acest proces, iar organizația este acum mai pregătită să gestioneze prezentul și să construiască viitorul.
„Finalizarea acestui proiect reprezintă un pas strategic important pentru CFR Călători cât și pentru CARES SOLUTIONS. Alături de partenerii noștri, și prin implementarea soluției CARES, construim o bază solidă pentru o politică salarială modernă, capabilă să susțină dezvoltarea pe termen lung și adaptarea la cerințele unei piețe în continuă schimbare. Echipa noastră este hotărâtă să continue acest parcurs de digitalizare în România, cu un angajament ferm față de performanță și inovație,” a declarat Alexandru Soare, CEO CARES SOLUTIONS.
